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トカトントン、が聞こえる

最善の判断をしたはずなのに、実は「トカトントン」だったのかもしれない、と考える男のメモ
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仕事は分割せよ&リストに全部書け
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    今日は、朝から少しお疲れモードだったが、予定していた仕事のほとんどが終わるなど、かなり収穫のある日だった。うまく仕事が進んだ理由はいくつかありそうだ。

    1.仕事をリストに書き出す
    まず、絶対やっておいた方がいいのがリストに書き出すこと。私の場合は、A4のコピーの反古を4つに切り離し、A6サイズのメモ用紙を作って、そこに黒ボールペンで書く。
    そして、終わったら赤ボールペンでぐちゃぐちゃと消す。これが快感である。やらなくてよくなった仕事、自分の判断で明日に回した仕事は青ボールペンで消し、やるつもりだったのにできなかった仕事は緑ボールペンで丸を付ける。
    仕事帰りには、翌日の仕事として緑ボールペンで丸の付いた項目を次のメモ用紙に黒ボールペンで書いておく。

    2.大きな仕事は細分化する
    誰かメールを書く作業くらいならいいが、大きな企画の場合、いくつもに分割しておかないと、焦っている間に時間がどんどん経ってしまう。「新しく追加する内容をピックアップする」「ピックアップした項目を現状の項目と融合させる」「項目ごとに細かく検討する」など、適宜分割して進めていくのがいい。

    3.メールの返信頻度を減らす
    すでに常識だが、重要でないメール、急ぐ必要のない案件に関するメールは、返信頻度を故意に落とす。先方が焦れて電話してきたら、それはそれでいい。逆に、重要なメール、急ぐ案件に関するメールはすぐに返信する。
    このようにメリハリを付けることで、付き合いの長い取引先は、私がどのくらい急いでいるかを感じ取ってくれる。もちろん、全然マイペースな人や、何をどうやっても返信のタイミングが遅い人はいるが。

    4.仕事にかかる時間は正しく見積もる
    「この仕事は、このくらいの時間でできて欲しい」と希望的観測に基づいてスケジュールを立てるのはよくない。むしろ、「これはこの日にできているのが望ましいが、しかし状況から言って、この日に先方に謝って納期を延ばしてもらうのが得策だ」とか、戦略的になれれば、かなりいい。
    | 仕事 | 01:17 | - | - | - | - |